Jak szybko i poprawnie ułożyć harmonogram pracy?

Czym jest harmonogram czasu pracy?

Harmonogram czasu pracy często jest nazywany grafikiem. To plan, w którym planujemy dni pracy dla jednej osoby lub grupy kilku osób. Musi uwzględniać dni robocze, godziny rozpoczęcia pracy, wymiar czasu pracy, dobę pracowniczą, odpoczynki dobowe, czy dni wolne od pracy. Podczas sporządzania grafiku dla pracowników, powinieneś wziąć pod uwagę przepisy Kodeksu Pracy. Co powinien zawierać harmonogram czasu pracy? Oto elementy, który musisz wziąć pod uwagę:

Godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy;

• Wymiar czasu pracy;
• Dobę pracowniczą;
• Odpoczynki dobowe;
• Odpoczynki tygodniowe;
• 5-dniowy tydzień pracy;
• Zapewnienie wolnej niedzieli raz na cztery tygodnie;
• Uwzględnienie dni wolnych od pracy;
• Zamieszczenie urlopów zgodnie z planem urlopowym;
• Uwzględnienie dni wolnych od pracy;

Dlaczego warto przygotować harmonogram pracy w wersji elektronicznej?

Sporządzenie harmonogramu w wersji elektronicznej wiąże się z wieloma korzyściami.

1. Intuicyjny kreator ułatwi nam to zadanie choćby przy pomocy skrótów, które pomogą w kopiowaniu identycznego harmonogramu na kolejny tydzień, albo od danego pracownika.
2. Jeśli w dokumencie pojawią pomyłki, będziesz mógł je z łatwością poprawić i nie będziesz musiał przepisywać wszystkiego od początku.
3. Gotowy plan pracy możesz zapisać w PDF lub udostępnić innym osobom.
4. Zaoszczędzisz miejsce w archiwum firmy.
5. Łatwiej powrócisz do archiwalnego harmonogramu pracy.
6. Obniżysz koszty planowania pracy i jej rozliczania, ponieważ będziesz angażował do tego mniejszą liczbę osób.
7. Wszystkie dane będziesz mógł swobodnie skopiować.

Co pracodawca powinien wziąć pod uwagę podczas ustalania wymiaru czasu pracy w grafiku?

Jeśli chcesz prawidłowo sporządzić harmonogram czasu pracy, w pierwszej kolejności musisz określić, ile godzin powinni przepracować pracownicy. Zgodnie z Kodeksem Pracy, musisz:

1. Pomnożyć liczbę 40 godzin przez liczbę pełnych tygodni okresu rozliczeniowego;
2. Dodać do otrzymanej liczby godzin iloczynu 8 i liczby pozostałych dni do końca miesiąca (okresu rozliczeniowego);
3. Pomniejszyć wynik o każde święto, które występuje w okresie rozliczeniowym.

Dlaczego musisz pamiętać o „dobie pracowniczej”, tworząc harmonogram pracy?

Podczas przygotowywania harmonogramu pracowniczego, pamiętaj o zapewnieniu tzw. doby pracowniczej. Co dokładnie oznacza pojęcie doby pracowniczej?

Zgodnie z nią pracownik nie może podjąć się wykonywania obowiązków wcześniej niż po upływie 24 godzin. Oznacza to, że pracownik zatrudniony powinien rozpocząć o takiej samej godzinie jak w dniu poprzednim.

W czasie tworzenia harmonogramu pracowniczego, weź pod uwagę odpoczynek dobowy. To nieprzerwany odpoczynek pomiędzy kolejnymi dniami pracy. Według Kodeksu Pracy powinien on wynosić 11 godzin.

Pamiętaj także o tym, że jeśli chcesz, aby obydwa te przepisy zostały zachowane, pracownik nie może pracować dłużej niż 13 godzin na dobę.

Grafik pracy powinieneś przedstawić pracownikom nie później niż na 7 dni przed rozpoczęciem jego obowiązywania. Musi obejmować przynajmniej jeden miesiąc.

Kiedy pracodawca nie musi ustalać harmonogramu pracy?

Jeśli w twojej firmie obowiązuje tzw. sztywny czas pracy, nie musisz sporządzać takiego harmonogramu pracy. Ustalanie gonie obowiązuje także w zadaniowym systemie pracy, ponieważ pracownik jest rozliczany na podstawie zadań, które wykonał. Kolejnym przypadkiem, kiedy pracodawca nie musi go przygotowywać jest indywidualny czas pracy. Czas pracy jest dokładnie opisany w regulaminie, dlatego pracownicy nie mają wątpliwości co do tego, kiedy i na jakich zasadach będzie odbywać się rozliczenie.

Czy grafik czasu pracy musi pokrywać się z ewidencją pracy?

Harmonogram czasu pracy nie jest tożsamy z ewidencja czasu pracy. Dlaczego? Grafik czasu pracy jest planem, który niekoniecznie musi zostać zrealizowany. Z kolei ewidencja odzwierciedla, czy faktycznie pracownik pracował w określonym czasie. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat ewidencji czasu pracy, koniecznie zapoznaj się z przepisami Kodeksu Pracy.

Co jeszcze pracodawca może wziąć pod uwagę, układając grafik pracy pracownikom?

Jeśli chcesz szybko i sprawnie ułożyć harmonogram swoim pracownikom, weź pod uwagę kilka kluczowych kroków:

1. Zdefiniuj cel harmonogramu pracy, czyli co chciałbyś osiągnąć za pomocą tego narzędzia. Określ również wymagania związane z pracą, takie jak godziny pracy, urlopy, wymiar czasu pracy, dni wolne od pracy, itp. Upewnij się, że wszystkie przepisy związane z prawem pracy są uwzględnione.
2. Zbierz informacje o pracownikach.  Dzięki  pełnej liście swoich pracowników wraz z ich dostępnością, wymiarem czasu pracy, preferencjami dotyczącymi dni wolnych itp., będziesz w stanie lepiej dopasować harmonogram pracy do ich potrzeb i możliwości.
3. Wykorzystaj narzędzia do tworzenia harmonogramu. Takie narzędzia mogą usprawnić proces tworzenia harmonogramu pracy i zaoszczędzić czas.
4. Uwzględnij elastyczność: Harmonogram pracy powinien być elastyczny i uwzględniać ewentualne zmiany w planach pracowników, takie jak urlopy na żądanie, wypoczynkowe, dni wolne od pracy, itp. Bądź gotowy do dostosowywania harmonogramu w miarę jak sytuacja się zmienia, aby zapewnić efektywność pracy i zadowolenie pracowników.
5. Komunikuj się z pracownikami: Ważne jest to, abyś utrzymywał; otwartą komunikację z pracownikami i informował ich o harmonogramie pracy, zmianach w planach, oraz uwzględniał ich opinie i preferencje. To pomoże w budowaniu pozytywnego środowiska pracy i motywacji pracowników do efektywnej pracy.
6. Monitoruj i aktualizuj harmonogram. Regularnie monitoruj wykonanie harmonogramu pracy w praktyce i dokonuj ewentualnych aktualizacji, jeśli zachodzi taka potrzeba. Bądź elastyczny i gotowy do dostosowywania harmonogramu w miarę jak sytuacja się zmienia, aby zapewnić optymalne wyniki.

Warto usprawnić proces planowania pracy pracowników, ponieważ wpływa on również na dział kadrowo-płacowy. Zmiana będzie na pewno odczuwalna i przyczyni się do znacznych oszczędności czasu, a tym samym również pieniędzy.