Jaką kasę fiskalną należy wybrać do sklepu internetowego?

Wybór kasy fiskalnej - na co zwrócić uwagę?

Przy większych sklepach niezbędna już jest większa baza PLU i szersze możliwości komunikatywne. Istotny jest wydajny system drukujący i wydajny akumulator. Przydatne okazują się systemy przypomnień i klawisze skrótu - niezbędna może okazać się także możliwość wydrukowania numeru NIP w części fiskalnej paragonu. W przypadku dużego sklepu, musisz zainwestować w naprawdę dobrą kasę fiskalną: z mocnym systemem drukującym, mocną obudową i akcesoriami zapewniającymi swobodną synchronizację z systemami sprzedaży.

Sprzedaż stacjonarna czy mobilna?

Coraz większą popularnością cieszą się mobilne kasy fiskalne. Dedykowane są przede wszystkim firmom pracującym w terenie, w systemie zdalnym lub też przedsiębiorstwom, które obsługując klientów na odległość (pizzerie, taksówkarze, kurierzy...). Podstawowe zalety mobilnych kas fiskalnych to lekkość i poręczność.

W przypadku, kiedy kasa fiskalna mieści się w małej torbie, istotna jest także:

• długa żywotność baterii,
• łatwa i intuicyjna obsługa,
• szybkość pracy,
• czytelny wyświetlacz.

Mobilna kasa fiskalna to must have dla każdego mobilnego przedsiębiorcy.

Jak duża będzie baza towarów?

Rodzaj zakupionej kasy fiskalnej zależy przede wszystkim od wielkości bazy. Zasada jest prosta, im większa baza towarowa, tym potrzebna jest większa kasa fiskalna. Dobrze, jeśli jest też wzbogacona o szereg dodatkowych udogodnień ułatwiających codzienną pracę.

Przed zakupem koniecznie trzeba zorientować się, ile nazw będzie wprowadzonych w bazie. Nazwy zgodnie z § 8 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. z 2013 r. poz. 363) muszą umożliwiać jednoznaczną identyfikację towaru - nie wolno używać grup nazw towarowych jak np. “pieczywo”, “słodycze”, alkohole”, “mięso”.

Czy potrzebna jest możliwość integracji kasy fiskalnej z innymi sprzętami i systemami?

Synchronizacja z innymi urządzeniami i systemami sprzedażowymi jest niezwykle istotna. O ile w przypadku małego osiedlowego sklepu nie ma to większego znaczenia, tak przy dużej sieci handlowej staje się to kwestią priorytetową.

Dobra integracja pozwala lepiej panować nad całym procesem sprzedażowym, co usprawnia wszystkie prace.

Istotne są udogodnienia dodatkowe i to, aby między innymi można było podłączyć do kasy fiskalnej:

• czytnik kodów kreskowych,
• wagę sklepową,
• terminal płatniczy
• lub też szufladę kasową.

Jakie dodatkowe funkcje może mieć kasa fiskalna dla sklepu online?

Powyżej zostały omówione najważniejsze cechy kas fiskalnych - zarówno tych stacjonarnych, jak i mobilnych.

Dodatkowe funkcje przydatne w tego rodzaju produktach to:

• czytelny i przejrzysty wyświetlacz,
• przelicznik walut,
• możliwość drukowania paragonu w innych walutach,
• lekkość,
• poręczność,
• nieduże kształty,
• podświetlenie ekranu i klawiszy.

Jeśli masz możliwość, w chwili wyboru, skorzystaj z porady doświadczonego serwisanta. Nawet skromna pomoc może okazać się niezbędna.

Wybierając kasę fiskalną należy wziąć pod uwagę:

• liczbę planowanych transakcji,
• wielkość bazy PLU,
• kompatybilność z innymi urządzeniami,
• możliwości komunikacyjne,
• wydajność akumulatora.

Małe sklepy nie muszą inwestować w kasy fiskalne o dużych parametrach technicznych - urządzenie musi być jednak dopasowane do potrzeb danego obiektu handlowego. Warto wybierać kasy fiskalne dedykowane specjalną szalką ważącą - obsługa kasy odbywa się prosto z klawiatury kasy, co pozwala na oszczędność czasu.

Jaką wydajność ma akumulator kasy fiskalnej?

Jeśli prowadzisz firmę w miejscu, w którym dostęp do prądu jest utrudniony lub następują częste przerwy w jego dostawie, będziesz potrzebował kasy fiskalnej wyposażonej w wydajny akumulator. Dzięki temu nawet w przypadku poważniejszej awarii prądu nadal będziesz mógł prowadzić sprzedaż. Pamiętaj o tym, że taka kasa może pracować nawet kilka godzin bez ładowania.

Czy sklep internetowy powinien mieć drukarkę fiskalną?

Na drukarkę fiskalną powinny zdecydować się sklepy internetowe, które prowadzą duży obrót.

Główne korzyści, jakie wynikają z korzystania z takiej drukarki, to:

1. dostarczanie druków niefiskalnych m.in. kuponów rabatowych, bonów, programów lojalnościowych.
2. umieszczenie w nagłówku elementu graficznego np.: logo lub innych informacji, które mają znaczenie dla klienta.

Kiedy kasa fiskalna jest wymagana?

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów korzystanie z kasy fiskalnej jest wymagane od przedsiębiorców, którzy przekroczyli 20 000 złotych obrotu w bieżącym roku kalendarzowym. Używanie kasy fiskalnej jest wymagane podczas sprzedaży wysyłkowej:

• perfum,
• części samochodowych,
• części i akcesoriów do pojazdów silnikowych z wyłączeniem motocykli.

Czy musisz dopasować urządzenie do wielkości sklepu internetowego?

Jeśli prowadzisz mały sklep internetowy, przyda Ci się kasa fiskalna o małych parametrach. Obsługa takiej kasy odbywa się bezpośrednio z klawiatury kasy.

W średnim sklepie internetowym sprawdzi się kasa fiskalna o dużej bazie towarowej do 8 tysięcy PLU z wytrzymałym mechanizmem drukującym i systemem szybkiej wymiany papieru.

W przypadku dużego sklepu internetowego należy zainwestować w urządzenie wysokiej jakości o naprawdę wysokich parametrach technicznych. Taka kasa fiskalna zawiera bazę towarową od 30 000 do 60 000 PLU, z szybkim mechanizmem drukującym oraz wytrzymałą obudową.

O czym jeszcze powinieneś pamiętać, wybierając kasę fiskalną do sklepu internetowego?

Upewnij się, że wybrana kasa fiskalna jest zgodna z obowiązującymi przepisami podatkowymi w Polsce i w twojej branży. Sprawdź, jakie są wymogi w zakresie fiskalizacji, przechowywania danych oraz raportowania, dzięki temu  unikniesz ewentualnych problemów związanych z przepisami podatkowymi.

Weź pod uwagę to, jaki rodzaj działalności prowadzisz w swoim sklepie internetowym i jakie funkcje kasy fiskalnej będą dla Ciebie istotne? Na przykład, jeśli sprzedajesz produkty w kilku walutach, potrzebujesz kasy fiskalnej, która obsługuje różne waluty. Jeśli prowadzisz sprzedaż na dużą skalę, możliwość generowania zaawansowanych raportów sprzedażowych może być istotna.

Określ swój budżet na kasę fiskalną. Ceny kas fiskalnych mogą się różnić w zależności od funkcji, marki i jakości. Biorąc pod uwagę budżet, upewnij się, że wybrana kasa fiskalna spełnia Twoje podstawowe wymagania podatkowe i biznesowe.

Skup się na dostawcach kas fiskalnych, którzy oferują odpowiednią obsługę klienta, taką jak:

• gwarancje,
• wsparcie techniczne,
• aktualizacje oprogramowania.

Dobra obsługa klienta może być ważna, aby mieć pewność, że Twój sprzęt będzie działał prawidłowo i będzie łatwy w naprawie w przypadku jakichkolwiek problemów.

Upewnij się, że wybrana kasa fiskalna jest intuicyjna i łatwa w obsłudze. Ważne jest, aby Twój personel mógł szybko nauczyć się obsługi kasy fiskalnej i korzystać z jej funkcji w efektywny sposób.

Niezależnie od tego, jakiej wielkości sklep internetowy prowadzisz, po przekroczeniu progu obrotu 20 000 zł będziesz zobowiązany do korzystania z kasy fiskalnej.